به طور کلی اقداماتی که یک شرکت در برای برگزاری یک نمایشگاه انجام می دهد در 4 مرحله خلاصه می شود: برنامه ریزی قبل از نمایشگاه، آماده سازی پیش از نمایشگاه، حضور مؤثر و دقیق در نمایشگاه، پیگیری پس از اتمام نمایشگاه

برای برنامه ریزی و هدف گزاری پیش از نمایشگاه، ابتدا باید نمایشگاهی که قرار است در آن شرکت کنند را به درستی بررسی کرد. شناسایی و انتخاب درست نمایشگاه اولین اصل در برنامه ریزی است. اگر اهداف برگزاری نمایشگاه با اهداف شرکت کننده مطابقت نداشته باشد حضور دز این نمایشگاه با شکست همراه است.  پس از انتخاب نمایشگاه باید هزینه های حضور در نمایشگاه و دستاوردهای احتمالی آن مورد بررسی قرار گیرد و بررسی شود که حضور در نمایشگاه صرفه اقتصادی دارد و یا فقط هزینه ای را به شرکت تحمیل می کند، این نکته در نمایشگاه های خارجی و نمایشگاه های بین المللی بیش از نمایشگاه های دیگر اهمیت دارد زیرا هزینه شرکت در این نمایشگاه ها بیشتر از دیگر نمایشگاه ها بوده و از لحاظ ویزا، هتل و ... هماهنگی های بیشتری را نیاز دارد.

بعد از انتخاب نمایشگاه و بررسی های لازم حال یک شرکت باید امکانات و نیاز های حضور در نمایشگاه را بررسی کند. برای حضور در نمایشگاه نکات زیر باید به دقت بررسی گردد:

• غرفه، محل غرفه، ابعاد مورد نیاز برای غرفه، غرفه سازی و ...
• بررسی تعداد نیروی انسانی مورد نیاز برای داخل غرفه و آموزش بازاریابی و تبلیغات به این افراد
• آماده سازی لوازم و ادوات تبلیغاتی مورد نیاز در نمایشگاه مانند بروشور، طراحی و چاپ کاتالوگ، کارت ویزیت، ساک دستی، هدایای تبلیغاتی، پوستر ها، بج سینه، کارت های پرسنلی، لایت باکس ها، مانیتورهای تبلیغاتی و...
• برنامه ریزی تبلیغاتی منظم و هدف دار در طول نمایشگاه
• و ...

یکی از دلیل عدم موفقیت شرکت ها در نمایشگاه ها، عدم توجه به ارتباط با بازدیدکنندگان و ترغیب آن‌ها به حضور در غرفه است. این اشتباه کلیدی در زمان حضور نمایشگاه رخ نمی دهد بلکه توجه به آن در مرحله ابتدایی  و در زمان برنامه ریزی باید انجام شود.

در واقع در مرحله برنامه ریزی هدف های حضور در نمایشگاه را مشخص می کنند و پس از آن استراتژی های تبلیغاتی حضور در نمایشگاه را مشخص و فراهم  می کنند.

آنچه که به عنوان هزینه حضور در نمایشگاه عنوان می شود تنها هزینه های مرتبط با ایاب و ذهاب نیست بلکه قسمت اعظم از این هزینه صرف امور تبلیغاتی می شود که باید پیش از نمایشگاه فراهم گردند. ابزار تبلیغاتی که در نمایشگاه استفاده می شوند باید با هدف استفاده در نمایشگاه طراحی و تولید گردند. شما می توانید با استفاده از مشاوره و خدمات شرکت تبلیغاتی طرح هرم، بخش زیادی از این هزینه ها را کاهش داده ویا هدفمند و با بهره بری بالا نمایید. اکثر این ابزارها چاپی بوده و حتماً باید طراحی ویژه و متناسب با هدف نمایشگاه و هدف شرکت داشته باشند. اولین ابزار در امر تبلیغات نمایشگاه ها اجاره فضای مناسب و غرفه است. برای این موضوع نیاز به اطلاعات کافی در رابطه با محیط نمایشگاه است. انتخاب غرفه و محل دقیق آن خود نیازمند یک تخصص خاص و بررسی دقیق است که در مقاله ای ویژه به آن می پردازیم. بعد از غرفه و غرفه سازی جلوه های بصری مانند لباس کارکنان شرکت، لایت باکس ها، مانیتور ها و هر آنچه که در ظاهر غرفه تأثیر گزار است باید بررسی و طراحی گردد.

بعد از ظاهر غرفه و فضای شرکت در نمایشگاه ابزارهای تبلیغاتی مانند کارت ها ویزیت، بروشورها، کاتالوگ ها، پوستر ها و هدایای تبلیغاتی هستند که باید طراحی و آماده گردند. هدف از استفاده از این ابزار تبلیغاتی معرفی کالا و خدمات شرکت به بازدیدکننده و ترغیب آن برای کسب اطلاعات بیشتر راجع به شرکت، کالا و خدمات است.  به همین دلیل طراحی این ابزارها باید ویژه نمایشگاه باشد برای مثال طراحی بروشوری که قرار است در نمایشگاه استفاده شود با طراحی بروشوری که قرار است داخل شرکت استفاده شود با یکدیگر کاملاً متفاوت است. در نتیجه بهتر است قبل از حضور در نمایشگاه ابزار تبلیغاتی و هدایای تبلیغاتی  متناسب با برنامه ریزی، اهداف و بودجه مالی  شرکت برای حضور در نمایشگاه آماده گردند.