با توجه به کم بودن فرصت ساخت غرفه های نمایشگاهی ، واگذاری طراحی و پیاده سازی غرفه ها به متخصصین این حوزه و اجرای اقدامات لازمه امری اجتناب ناپذیر است . شرکت ها و سازمان های انتفاعی و غیر انتفاعی، مواردی همچون غرفه آرایی ، غرفه سازی، طراحی و چاپ کاتالوگ، بنر، پوستر، تراکت، بروشور، نایلون و ساک های تبلیغاتی، نوشت افزار، هدایای تبلیغاتی ، طراحی غرفه به صورت کامپیوتری، طراحی و ساخت غرفه ، تجهیز غرفه، تبلیغ در نمایشگاه، طراحی میط کانتر، اسپیس فرم ، پاپ آپ ، وسایل نور پردازی ، کفپوش و ... را برون سپاری کرده و در وقت و هزینه ی خود صرفه جویی می کنند.

سفارش و طراحی غرفه نمایشگاهی:

به طور معمول مراحل طراحی ساخت یک غرفه ی نمایشگاهی شامل :  ارائه پلان زمین غرفه از جانب مشتری، اعلام خواسته ها و نیازهای دقیق مشتری طبق فرم سفارش غرفه سازی، اعلام بودجه حدودی و قابل پرداخت از سوی مشتری، ارائه پیش فاکتور و اعلام ریز خدمات غرفه سازی توسط پیمانکار، ارائه طرح اولیه پس از تایید پیش فاکتور و اعمال نظرات کارفرم، جهت تایید نهایی طرح، عقد قرارداد و اجرای موارد مالی به علاوه معرفی نامه، اخذ مجوز ساخت توسط پیمانکار و ساخت غرفه، تسویه حساب هزینه ها و تحویل سفارش، پشتیبانی در طول دوره نمایشگاه و جمع آوری غرفه می باشد.

طراحی غرفه خاص نمایشگاهی:

علاوه بر الزامات ذکر شده ، توجه به گستره ی کاری شرکت، مشتریان و هدف از شرکت در نمایشگاه، از ضروریات طراحی غرفه نمایشگاهی است و توجه به همین موارد، غرفه های نمایشگاهی را از یکدیگر متمایز می سازد. طراحان غرفه های نمایشگاهی با توجه به الزامات و  مقررات  طراحی و غرفه سازی، تجربه ی چندین ساله و دستیابی به نگرشی کلی از سازمان سفارش دهنده ، با استفاده از تیم خود ـ متشکل از اعضایی همچون بازاریاب ، طراح گرافیست ، متخصص چاپ و طراحی ـ اقدام به طراحی و ساخت غرفه های خاص نمایشگاهی می کنند. جذابیت و گیرایی در طراحی غرفه، سازمان را به یکی از اهداف خود که بازاریابی و تبلیغات است، نزدیکتر می سازد.

استفاده از رنگ  و هارمونی رنگ ها، رنگ های گرم در طراحی دکوراسیون داخلی غرفه های نمایشگاهی، کف سازی های خلاقانه در غرفه های نمایشگاهی ، استند های خلاقانه برای طراحی غرفه های نمایشگاهی، طراحی غرفه به صورت فضاهای باز و بسته، رنگ های تیره برای ایجاد جذابیت بیشتر و... غرفه نمایشگاهی را خاص و زیبا می سازد. توجه فرمایید که غرفه خاص نمایشگاهی خدماتی می بایست به بازدیدکنندگان شامل مشاوره جهت بازدید بهتر از غرفه نمایشگاه ارائه کند تا با افزایش قدرت پاسخگویی به نیاز مخاطبان، غرفه نمایشگاهی متمایز گردد.