آموزش ترفند های نرم افزار ورد

نحوه ایجاد فهرست در ورد

  • نویسنده: سعید هدایتی
  •     
  • :تاریخ

در تمامی کتب، مقالات و پایان نامه ها پیش از مقدمه و پس از تورق های اولیه صفحه ای ویژه فهرست وجود دارد. در فهرست شما با موضوع ها و سرلیست های نوشته آشنا می شوید. در می یابید که در مورد چه موضوعاتی بحث می شود. مهم تر از این شما در می یابید که به شکل جزئی تر مورد چه جزییاتی در این نوشته بحث می شود.

 

نحوه ایجاد فهرست در ورد

 

بسیاری از خریداران کتب و نوشته ها با استفاده از فهرست قضاوت اولیه خود را در مورد نوشته انجام می دهد. فهرست علاوه بر تسهیل آشنایی مخاطب با نوشته، آدرس دهی به مخاطب را انجام می دهد. مخاطب می داند برای کدام مطلب بایستی به کجای نوشته رجوع کند.

ورد برای کاربران خودش امکاناتی را فراهم آورده است که تحت عنوان فهرست اتوماتیک شناخته می شود. بارها پیش آمده است با تغییر فونت، طول و عرض صحفه و موارد دیگر جابجایی صفحات ترتیب نوشته را به هم بزند.

در چنین مواقعی است که فهرست اتوماتیک اهمیت می یابد. فهرست اتوماتیک این تغییرات را در می یابد. فهرست اتوماتیک صفحات و زیرمجموعه های آنها را شناسایی می کند و با توجه به ترتیب آنها، همیشه جایگاه درست صفحات را در می یابد و آنان را تعیین می کند.

برای این کار میبایست برای ورد صفحه تعیین کرد و به ورد اجازه دسترسی به صفحات را داد. برای تعیین صفحات کافیست به نواره بالای آن بروید و روی تب insert کلیک نمایید. در تب باز شده روی گزینه ی  Page number کلیک نمایید.

ورد برای شما این امکان را نیز فراهم می آورد که محل یا جایگاه صفحه ها را تعیین کنید. و از میان گزینه های بالا یا پایین و چپ یا راست یکی را انتخاب کنید.

حالا پس از تعیین صفحات ورد به این نیاز دارد که بداند تقسیم بندی های شما چگونه هستند و سرتیترهای آن در کجا قرار دارند. سرتیترها به اشکال مختلفی بایستی با سایر قسمت های متن متمایز گردند. یکی از این تمایزها اندازه فونت و دیگری نوع فونت است.

در بخش استایل شما می توانید با انتخاب Heading1 سرتیتر خود را از سایر قسمت های متن متمایز نمایید. شما می توانید به طور مثال فونت پیشنهادی 18 را به آن بدهید.

 

نحوه ایجاد فهرست در ورد

 

سایر سرتیترهای جزئی تر را تحت عنوان Heading2 ذخیره نمایید. این سرتیترها به موضوعاتی می پردازند که زیر مجموعه سرتیترهای اصلی می باشند و طبیعتا فونت های کوچکتری هم دارند.مثلا 14.

خوانش نرم افزار ورد به گونه ای است که فهرست را برای صفحه 3 یا بالاتر از آن می خواند. شما صفحه اول ورد را برای نمایش عنوان و نویسنده، یا مشخصات کتاب استفاده کنید و در صفحه دوم هم اسم کتاب را قرار دهید.

به طور طبیعی فهرست در صفحه سوم قرار می گیرد. در نواره بالای صفحه روی گزینه REFRENCES  کلید نمایید. در این مرحله شما روی Table of contents  کلید کنید. در اینجا چند فرمت فهرست بندی به شما ارائه می شود.فرمت هایی که زیرتیتر دارند می توانند برای کسانی که Heading 2 دارند استفاده شوند.

 

در این زمان یک منوی بازشدنی ظاهر خواهد شد. در این منو بین سه گزینه فهرست مطالب موجود انتخاب کنید. با انتخاب هر یک از این گزینه‌ها به یک شیوه معین فهرست در ورد ایجاد خواهد شد.

 

تنها تفاوت بین گزینه‌های «Automatic Table 1» و «Automatic Table 2» در عنوان آن‌ها است که به ترتیب برابر با Contents و Table of Contents خواهد بود. این نکته برای ما اهمیت چندانی ندارد، چون در صورتی که روی یک سند به زبان فارسی کار می‌کنید نام فهرست مطالب را تغییر خواهید داد. انتخاب کردن هر یک از گزینه‌های Automatic Table 1 یا 2 موجب می‌شود که یک فهرست مطالب با استفاده از عناوین (یا همان Heading-های) موجود در سند ایجاد شود.

اگر گزینه Manual Table را از منوی بازشدنی Table of Contents انتخاب کنید، یک فهرست در ورد ایجاد می‌شود که می‌توانید خودتان نسبت به ویرایش آن اقدام کنید.

ممکن است متوجه شده باشید که فهرست مطالب برخی سطوح فرعی وجود دارند. هر سطح نماینده یک استایل عنوان در سند است. بنابراین اگر از فهرست‌های خودکار استفاده کنید و بخواهید سطوح فرعی در فهرست مطالب داشته باشید باید از عنوان 1 برای سطح 1، از عنوان 2 برای سطح 2 و از عنوان 3 برای سطح 3 استفاده کنید.

اگر می‌خواهید فهرست در ورد بیش از سه سطح داشته باشید، باید بگوئیم این کار نیز امکان‌پذیر است. روی دکمه Table of Contents دوباره کلیک کنید و گزینه Custom Table of Contents را انتخاب کنید.

 

 

 

در پنجره Table of Contents که باز می‌شود روی دکمه Options کلیک کنید.

 

در پنجره Table of Contents Options که باز می‌شود، کادری برای تعیین تعداد سطوح مورد نظر وجود دارد. سطحی از فهرست مطالب که می‌خواهید را تعیین کنید و سپس روی OK کلیک کنید.